В данной статье нам хотелось бы осветить основные подходы к организации работ с внешними консультантами. Будет освящен ряд типических трудностей, возникающих при взаимодействии с внешними консультантами и возможные пути выхода из них . Авторы статьи проработали много лет в качестве внешних консультантов по описанию бизнес процессов, регламентации процессов компаний и автоматизации учета. И теперь мы готовы раскрыть Вам наш опыт, надеясь, что он Вам окажется полезным.
Для начала дадим ряд общих полезных советов.
1. Постарайтесь для себя четко определить какие вопросы вы хотите решить с помощью консультантов
В противном случае Вам будет, навязано много лишнего. Помните, консультанты заинтересованы продвинуть полный спектр своих услуг. Не поддавайтесь на красивые презентации, и непонятные термины, хотя и звучат они порой красиво. (Например эффект Синергии , согласитесь, звучит эффектно, только вряд ли консультант может дать четкое определение и качественную оценку этого эффекта)
2. Если же Вы поддались на уговоры консультантов по ряду дополнительных услуг
Попросите консультантов предоставить полный перечень данных услуг, что будет на выходе и как в количественном выражении это улучшит работу компании.
3. Уделите пристальное внимание выбору компании консультантов.
Компания консультант должна иметь успешные внедрения, отвечающие вашим требованиям, обязательно с положительными отзывами клиентов. Команда Консультантов должна быть высоко компетентна. Каждый член команды консультантов должен иметь соответсвующие сертификаты, попросите их предоставить. Не спешите с выбором компании консультантов проведите переговоры как минимум с 5 компаниями. Для Вас будет выгодно провести тендер среди претендентов, после которого Вы выберите для себя компанию исполнителя с оптимальным для Вас соотношением цены – качества.
4. Уделите большое внимание составлению устава проекта.
В устав проекта должен входить подробный план работ, включающий используемые ресурсы, как со стороны Заказчика, так и стороны консультантов. Помните, что ошибка на этапе планирование проекта может привести к переделыванию всего проекта на стадии его внедрения. Здесь уместна поговорка : Долго запрягаешь – быстро едешь. Обязательным приложением к договору с компанией исполнителем должен быть устав проекта.
5. При рассмотрении сроков внедрения проекта помните коэффициенты консультантов, которые они используют для оценки проекта.
Как правило, консультанты умножают реальное время выполнения проекта на 1,5 или даже на 2. И поверьте, часто это происходит не от того что консультанты хотят нажиться. Причина всему – риски, которые должны учитывать консультанты при планировании проекта. Основные риски заключаются в затягивании этапов принятия и согласования проекта со стороны Заказчика. Если Вы уверены в своей команде проекта, то вы можете четко спрогнозировать этапы приемки проекта, доведя это до консультантов. Возможно это сократит общее время проекта и затраты на консультантов.
6. Создайте свою команду проекта с компетентным руководителем проекта.
Если такого нет в штате компании, попытайтесь его нанять. Поверьте, это сэкономит компании немалые средства. Кроме того, когда консультанты уйдут, нужен будет надежный человек способный, поддерживать внедренные решения и грамотно формулировать требования для улучшений. Помните, что половина успеха проекта зависит от вашего руководителя проекта. Вы можете задать резонный вопрос: а почему при наличии высококлассного своего специалиста не внедрить проект собственными силами. Здесь есть свои плюсы и минусы. Среди плюсов можно сразу отметить относительную дешевизну такого варианта(хотя тут необходима оценка затрат на собственную команду проекта). Еще одним неоспоримым плюсом является возможность быстрого изменения содержания проекта баз процедур согласований. Среди минусов можно отметить проблему с поиском специалиста необходимой квалификации, зависимость от руководителя проекта, возможный саботаж со стороны определенных сотрудников компании, лоббирование ими своих интересов. Неоспоримым плюсом привлечения консультантов является их непредвзятость в работе, они видят компанию и ее трудности со стороны “свежим” взглядом. Минус – несомненная дороговизна работы консультантов, хотя никогда не стоит забывать, что возможная скорость внедрения с помощью консультантов оправдывает повышенную стоимость их услуг.
7. Доведите до всех сотрудников Вашей компании, которых будут касаться изменения в результате внедрения проекта, всю выгоду для них данных изменений.
Как правило, именно сотрудники компании Заказчика, которые боятся возможных изменений после проекта, саботируют передачу необходимой информации консультантам, затормаживают этапы согласования и ввода в промышленную эксплуатацию полученных решений.
8. Максимально перенимайте опыт консультантов.
Требуйте от них, чтобы они обучали членов группы проекта вашей компании, как методологии, так и конкретным решениям. Не подписывайте актов о выполненных работах пока не убедитесь, что сотрудникам Вашей компании понятно как работать с внедренной системой. На каждый этап проекта требуйте подробные инструкции работы с внедренными системами или решениями, а также методические пособия по методологии. Помните, что главное в работе с консультантами - это перенять их положительный опыт и применить его в Вашей компании.
Я желаю Вам удачи в реализации всех проектов, по мере сил буду в дальнейшем делиться опытом.